Jak zorganizować lokalne wydarzenie? Ile czasu to zajmuje?

Jako organizator WordUp! Kalisz rozmawiałem z kilkoma osobami, które także zajmują się wydarzeniami skupiającymi miłośników WordPressa w Polsce.

Każdy z nich ma Swoje przemyślenia i swoją metodę organizacji. Co ciekawe, każdy poświęca na to zupełnie inną ilośc czasu.

WordUp! Kalisz.

Organizacja tego typu spotkania w Kaliszu, nastręcza trochę innych problemów i wyzwań, niż organizacja podobnej imprezy w Warszawie czy Łodzi. Mam to przetestowane, bo coś, co w Warszawie załatwiasz wydarzeniem na FB, czyli zapewniasz frekwencję na poziomie 70-100 osób, w Kaliszu wymaga pełnego pakietu działań marketingowych.

Dlatego niezwykle ważna jest specyfika miejscowości. Kalisz, w tym przypadku, to miasto z dziwnymi ludźmi. Z jednej strony z prężną sceną kulturalną i bardzo dużą ilością NGO. Z drugiej zaś z mieszkańcami przyspawanymi do swoich kanap i piszących w sieci, że „nic się nie dzieje w tym mieście”.

Prawie stutysięczne, drugie co do wielkości miasto w Wielkopolsce, zarządzane od lat przez nieudaczników. Z wybitnymi jednostkami.

Kalisz jest także najmniejszą miejscowością w Polsce, w której organizuje się WordUp. Ile więc czasu należy poświęcić, aby takowy zorganizować na zadowalającym poziomie?

Działania marketingowe. [2g 30m]

Na około miesiąc przed wydarzeniem, rozpoczynam przygotowanie. Na początek przygotowuję szablony graficzne materiałów, którymi będę posługiwał się w komunikacji imprezy. Mam to zautomatyzowane na szablonach w InDesign, dlatego nie mam z tym zbyt wiele pracy (mam w planach artykuł na ten temat).

Następnie przystępuję do uporządkowania treści i materiałów od prelegentów, które dostaje od nich za pomocą formularza zgłoszeniowego na witrynie WordUp! Kalisz. Szalenie ułatwia to sprawę komunikacji. Polecam każdemu takie rozwiązanie. W jednym mailu mam fotografie prelegenta, jego bio, opis tematu, czas prezentacji itd. Mogę to wysłać do Trello, lub innego systemu zarządzania zadaniami, lub po prostu trzymać na mailu :).

Kolejnym krokiem jest uzupełnienie witryny internetowej. To także mam w miarę zautomatyzowane. Oczywiście witryna WordUp! Kalisz jest postawiona na WorddPressie, a ja mam już zapisany zestaw bloków w edytorze, który pozwala mi w kilka sekund zbudować układ do uzupełnienia.

Dodatkowo piszę także małą zapowiedź na swojej witrynie, aby dotrzeć do maksymalnej liczby odbiorców.

Media społecznościowe. [1g 58m]

Poza oczywistymi oczywistościami, jak profil i wydarzenie na Facebooku, dodatkowo uzupełniam, pisze i informuje o nadchodzącym spotkaniu na LinkedIn, kanale na YouTube, grupach na Facebooku, naszym profilu na Meetup, serwisach typu Crossweb itd. Jest tego naprawdę sporo, ale na szczęście mam już gotową i sformatowaną treść z poprzedniego kroku. W większości przypadków musze ją tylko skopiować uwzględniając specyfikę każdej z platform.

Tworzę też media plan z postami na naszych kanałach (Facebook, LinkedIn), planując posty z wyprzedzeniam. Korzystam do tego z narzędzia do automatyzacji (a jakże) tego procesu. Planuję około 20–30 postów z informacjami o prelegentach, tematach prelekcji, partnerach, lokalizacji oraz samym wydarzeniu. Robie to raz i potem nie musze się tym zajmować.

Presspack. [2g 34m]

To jest coś, czego większość lokalizacji nie robi. Część nie musi, część nie potrzebuje lub nie chce. W Kaliszu, bez informacji w prasie, portalach lokalnych i gazetach mógłbym robić te spotkania tylko dla siebie. Nikt by nie przyszedł.

Presspack to zbiór gotowych informacji i materiałów graficznych dla dziennikarzy, którzy dowiedzą się z niego czym jest WordUp, WordPress i jaka jest specyfika planowanego spotkania. Taka mała ciąga do kopij/wklej ;). Jak go przygotować, opisze przy okazji.

Wysyłam go do pełnej listy dziennikarzy lokalnych i z reguły wpis wzmianka lub artykuł pojawia się w kilku miejscach i ma spore dotarcie.

Od tej edycji dodałem też wysyłkę takiego materiału do wszystkich jednostek edukacyjnych w Kaliszu. Zbudowana baza mailingowa przełożyła się na… jednego nauczyciela informatyki obecnego na sali. Polska edukacją stoi!

Bezpośrednie przygotowanie wydarzenia. [0g 15m]

W sumie ten etap nie zajmuje mi już zbyt wiele czasu, ale to tylko dlatego, że mam porobione odpowiednie checklisty, które stworzyłem przez kilka lat organizowania różnych imprez. I choć samo pakowanie sprzętu i wysłanie materiałów do prezentacji w chmurę (dla pewności jako kopia zapasowa) nie jest czasochłonne, to wymaga 28. czynności.

Obsługa wydarzenia. [12g 21m]

To najprzyjemniejszy czas. Jestem bardzo wdzięczny moim prelegentom. Doceniam, że przybywają do Kalisza z odległych stron Polski i staram się im to wynagrodzić. Mam już swoje rytuały. Pisze w liczbie mnogiej, bo część odwiedza nas kilka razy i zawsze lądujemy na jedzeniu w Ratuszowej, staram się oprowadzić ich po Kaliszu, pokazać Park Miejski czy opowiedzieć o ciekawostkach związanych z miastem. Warto być prelegentem w Kaliszu, mówię Wam!

Następnie już samo wydarzenie, które trwa z reguły około 3 godzin. Wszystko mam ze sobą, wiec samo rozlokowanie się nie jest problemem. Staram się tez organizować nasze spotkania w lokalach które znam, wiec wiem czego się spodziewać.

Po oficjalnej części, bardzo stawiam na budowanie relacji i rozmowy w luźniejszej atmosferze, więć czas na to poświęcony może być różny ;).

Dzień po. [0g 31m]

Myślisz że to koniec? Nic bardziej mylnego. To dopiero początek ;). Trzeba rozesłać ankietę do uczestników. Zaplanować komunikację w mediach społecznościowych. Samo się nie zrobi. Na szczęście, jak w przypadku takich działań przed wydarzeniem, z pomocą przychodzi automatyzacja i odpowiednie narzędzia.

Do tego dochodzi rozesłanie informacji o ankiecie, zebranie danych o prezentacji od prelegentów, jeśli sę dostępne on-line.

Relacje. [3g 53m]

Podsumowanie całości. Zebranie w całość materiału wideo, fotografii i opisanie tego wszystkiego co się działo. Warto, bo zostaje na lata.

Podsumowanie na witrynie to właśnie swoisty reportaż ze spotkania. Uczestnicy lubią odnajdywać się na fotografiach lub w treści relacji.

Sporo czasu zajmuje też przygotowanie materiału z nagraniami prezentacji. Zazwyczaj mamy trzech prelegentów i wychodzi z tego około 90. minut nagrań. Całość ląduje na kanale WordUp! Kalisz na YouTube.

Podsumowanie.

I to tyle w bardzo, bardzo, bardzo dużym skrócie. Całość organizacji WordUp! Kalisz nr 5 zajęła mi 24 godziny i 4 minuty. Dużo? Mało?

To już jest temat na osobny wpis.

Do pomiaru czasu pracy, korzystam z aplikacji Toogl.com, którą opiszę niebawem.

Photo by Djim Loic on Unsplash